Workflow-Management

Zunächst ist zu hinterfragen, ob tatsächlich ein eigenständiges und leistungsfähiges Workflow-Tool benötigt wird oder die jeweiligen Anforderungen an die Prozesssteuerung bereits durch die Dokumentenerkennungs- oder Archivsoftware abgedeckt sind.

Grundsätzlich kann ein Workflow mehrmals durchlaufen oder instanziiert werden. Eine Workflow-Instanz hat in der Regel einen bestimmten Initiator (Besitzer) und eine gewisse Lebensdauer. Ein Workflow-Prozess ist ein automatisierter organisatorischer Prozess, der sowohl menschliche (manuelle) als auch automatisierte Aufgaben beinhaltet. Ein Workflow-Management-System (WFMS) ist eine Menge von Instrumentarien, die die Erstellung, Aktivierung, Administrierung und Überwachung von Workflow-Prozessen unterstützen.

Da ein Workflow-System in der Praxis eine kritische Aktivität darstellt, von der Unternehmenserfolge abhängen, sollte es einer Reihe von Anforderungen genügen, bevor es eingesetzt werden kann. Diese Anforderungen umfassen nicht nur Stabilität, Verlässlichkeit und Sicherheit des Systems. Ein WFMS sollte ebenfalls in der Lage sein, mit dem Unternehmenswachstum Schritt zu halten, zukünftige Anpassungen zu antizipieren und neue Technologien zu integrieren.

Die wesentlichen Charakteristiken eines Workflow-Management-Systems sind:

• Dezentralisierte Architektur
• Unterstützung der Heterogenität
• Interoperabilität
• Skalierbarkeit
• Dynamische Ressourcenzuordnung
• Adaptierbarkeit und Erweiterbarkeit
• Sicherheit und Recovery