Dokumenten-Management
Verlieren Ihre Mitarbeiter immer noch kostbare Zeit bei der Ablage von Dokumenten und der Suche nach Akten? Könnte die Vorgangsbearbeitung schneller sein?
In nur wenigen Unternehmen liegen derzeit Dokumente durchgängig in elektronischer Form vor. Mehr als 75% verwalten ihre Informationen auf Papier und etwa 12% nutzen fototechnische Verfahren wie Mikroverfilmung.
Je nach Ausgestaltung der Geschäftsprozesse verbringen die Mitarbeiter zwischen 50 und 80% ihrer Arbeitszeit mit der Informationssuche. Hinzu kommt, dass bestimmte Informationen bereichs- und sogar unternehmensübergreifend verteilt werden.
In Papierform vorliegende Informationen müssen daher mehrfach kopiert und weitergeleitet werden. Die Verwaltung mehrerer Versionen eines solchen Dokuments ist dadurch ebenso unmöglich wie die Überwachung des Bearbeitungsstatus. Zudem haben papierbasierte Abläufe eine wesentlich längere Durchlaufzeit als elektronisch verwaltete Dokumente.
Bereits 1996 wurde von uns ein vollständiges Dokumenten-Management-System (DMS) mit automatischer Formularerkennung zur papierlosen Vorgangsbearbeitung für eine Versicherung realisiert. Dieses System besteht im wesentlichen aus den folgenden Komponenten:
Die Ziele eines Dokumenten-Managements sind, dass Durchlauf- und Reaktionszeiten verkürzt, Arbeitsproduktivität und Geschäftsprozesse verbessert und somit auch die Kundenzufriedenheit erhöht wird.
Darüber hinaus können auch organisatorische Anpassungen schneller realisiert werden und ermöglichen so eine flexible Reaktion auf veränderte Rahmenbedingungen. Dies führt zu einer erheblichen Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Auch der betriebswirtschaftlich bewertbare Nutzen wird durch Einführung eines DMS erhöht. So sehen viele Unternehmen im Einsatz eines solchen Systems einen Ansatzpunkt für die Reduzierung ihrer Kosten, eine optimale Raumnutzung und einen verbesserten Personaleinsatz.
